Asistente de Dirección General

Salario: $1.600.000 - $1.800.000

Tipo de Contrato: Término indefinido

Horario: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. o de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

El Asistente de Dirección con enfoque contable tiene como propósito principal apoyar a la alta dirección en la gestión administrativa, financiera y contable, optimizando la organización de actividades diarias, manejo de agenda, documentación y soporte a los procesos contables básicos. Su rol combina funciones administrativas y contables para garantizar eficiencia operativa y control interno en la toma de decisiones.

Responsabilidades:

1. Gestión de Agenda y Apoyo a Dirección:

• Administrar la agenda de la Dirección General, programando reuniones, citas, viajes y eventos.
• Coordinar actividades internas y externas de la gerencia.
• Preparar actas, resúmenes y documentación de reuniones.

1. Apoyo en Gestión Contable:

• Apoyar en la digitación y organización de documentos contables (facturas, egresos, ingresos).
• Realizar conciliaciones básicas (bancos, cuentas por pagar y cobrar).
• Mantener al día los archivos contables físicos y digitales.

1. Elaboración de Informes:

• Preparar informes ejecutivos, financieros básicos y reportes de seguimiento.
• Apoyar en la presentación de reportes mensuales de caja menor, gastos administrativos y operaciones rutinarias.
• Consolidar y presentar información contable para revisión por el área contable o externa.

1. Atención al Cliente Interno y Externo:

• Gestionar llamadas, correos y correspondencia dirigida a la Dirección.
• Coordinar la atención de proveedores, clientes o entidades relacionadas con temas administrativos y financieros.

1. Coordinación Logística y Administrativa:

• Organizar viajes, reservas, transporte y eventos especiales de la empresa.
• Controlar inventario de papelería y suministros de oficina.
• Apoyar en la coordinación y logística de reuniones corporativas.

1. Gestión Documental y Confidencialidad:

• Organizar y custodiar documentos administrativos y contables.
• Manejar con reserva información confidencial de la empresa y la dirección.
• Asegurar el flujo correcto de información en tiempos oportunos.

Requisitos:

1. Formación Académica:

• Técnico o tecnólogo en áreas administrativas, contables, secretariado ejecutivo o afines.

1. Experiencia:

• Mínimo 3 años de experiencia en cargos de asistencia administrativa y/o contable.
• Experiencia en manejo de agendas, documentación, atención al cliente y apoyo financiero.

1. Conocimientos Técnicos:

• Manejo de software contable básico (Siigo, World Office, u otro).
• Dominio intermedio/avanzado de Excel y herramientas ofimáticas (Word, PowerPoint, Outlook).
• Conocimiento de procesos contables básicos (registro de comprobantes, conciliaciones, informes de gastos).
• Capacidad para redacción de informes y comunicación escrita formal.

1. Habilidades y Competencias:

• Comunicación Eficaz: Claridad verbal y escrita para interactuar con todos los niveles de la organización.
• Organización y Planificación: Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
• Orientación al Detalle: Precisión en la elaboración de documentos y manejo de cifras.
• Proactividad: Iniciativa para anticipar necesidades y resolver situaciones administrativas o contables.
• Confidencialidad: Gestión adecuada de información sensible y documentación corporativa.
• Adaptabilidad: Disposición para asumir tareas diversas en un entorno dinámico.